引言

仓储物质管理指的是企事业单位生产发展过程中, 结合自身实际情况制定的具有计划性、组织性以及科学性的控制方式对物资采取储备的管理行为。其内容包含物资的计划管理、采购管理、使用管理、库存物资管理、账物管理、信息管理以及制度建设等方面。作为现代企业管理的重要组成部分之一, 仓储物资管理工作开展的如何将对企业经济效益构成直接的影响。如何加强仓储物资管理, 提高资产管理水平, 是现代企事业单位亟待解决的一个重要课题。

中国辐射防护研究院是一个现代化的科研生产单位, 科研生产过程中总会有大量物资采购管理活动。物资的计划、审批、订货、供货等环节需要去处理的工作非常多, 院所的仓储物资管理工作历经多年发展日趋完善, 从采购申请的提出到物资采购入库后的发放或直拨, 每一个环节都能做到有据可查, 已经形成了一个圆满的闭环。下文笔者结合工作实践对仓储物质管理的主要环节进行简要介绍。

一、材料采购管理

材料的采购是物质管理其他环节的前提, 若采购出现差错, 那么其它职能则无以为继, 可见采购作为基础性的物质管理职能和其它职能存在紧密的联系。由于物质市场还不尽完善, 运作还不太规范, 采购过程中的不良行为在许多单位实际采购过程中或多或少的存在。如果在材料采购中监督和约束不足, 势必会出现拿回扣、向供应商索贿、以权谋私、贪污腐败等现象, 材料也会出现以次充好情况, 给单位造成很大损失。在采购过程中, 必须对物质采购进行严格把关, 对审批权限严格规范, 积极推行阳光采购, 招标采购和比价采购, 将物资采购流程透明化、规范化。同时计划员要经常与采购员沟通, 随时掌握物资采购计划的执行及落实情况, 确保物资供应及时。我单位的材料采购采取按时按需提出物资需求计划, 经过多方报价、询价, 填写《物资采购申请表》, 经审计监察等部门审核, 最后以质比质, 择优确定等程序, 从而使购买、审核、验收、付款三权分离, 形成相互制约的机制, 在很大程度上改善了采购环境。

二、材料验收入库管理

加强物质验收入库的具体管理, 是提高物质仓储质量的重要前提。众所周知, 物质验收是物质仓储管理的第一流程, 这个流程非常关键也非常重要, 验收工作要做好做扎实, 对于物质数量、质量和数据都要严格把控, 确保单据、数量和质量准确无误方可进行入库、登账、立卡等手续的办理, 如若入库的规格种类、数量质量出现不符情况, 应立即调查原因, 及时处理。材料入库管理过程要充分掌握到货情况, 扎实做好工作准备, 以便提高入库验收效率。有些物质是生产上急迫使用的但是这些物质的验收材料却不齐全, 这就要将材料在待验区暂存, 待完全核实后方可进行手续办理。有些入库材料存在一定的问题无法验收入库, 则要对此做好记录, 及时办理退货手续。材料物资运送至仓库时, 保管员要当面点清数量并检查质量, 要按实际验收结果的数量填写入库单。入库单要填写名称、规格、型号、数量、单价、金额等明细一式三联, 一联为存根, 一联仓库留存, 一联与购货发票一同交回财务作结算用。

三、储存保管管理

首先, 对于在库物资, 计划员与保管员要互相配合、通力合作, 一方面计划员要虚心听取保管员的意见, 另一方面保管员要向计划员汇报物质动态, 共同做好库存物资管理。其次, 要结合单位生产情况, 制定合理的库存控制制度并将责任落实到对应的计划员和保管员, 最大程度的降低材料库存, 避免积压。第三, 要做好清仓盘点工作, 对于在库物资, 要及时清查盘点, 做到掌握库存、利用库存、减少库存, 减少库存物资占用, 提高物资利用率, 实现合理的库存结构。第四, 要做好库存物资的保管保养, 仓储物资一经验收入库, 保管员即按类别, 在合理安全可靠的前提下在固定位置堆放, 注意留通道, 做到整齐, 成行成列, 过目见数, 检点方便。对材料分类分项管理。经常使用的材料码放在一起, 每种材料按名称、规格、数量做好标识, 做到一目了然。按名称、规格、数量进行有效标识, 做到人人都能看得见、找得到, 好坏要分开。对仓库的管理要做到定期打扫、检查、安全、防火, 发现隐患及时向领导汇报, 及时处理, 采取相应措施做好防渗、防潮、防腐、防火、防老化等工作, 保证仓库安全和材料不致变形。

四、材料出库管理

物料出库按“推陈储新, 先进先出”原则发放, 发料坚持一盘点、二核对、三发料、四减数的原则。各部门领用材料时, 只需按名称、规格、型号、数量及用途填写领料单一式三联, 便于减数工作。

五、材料台账的设立与财务的对接

对物资的账物管理, 保管员的账务处理要做到日清月结, 账、物、卡一致, 确保国家财产安全。现阶段, 大部分的物质管理都实现了信息化, 仓储管理也利用现代化的管理手段完成了物资的全局联网, 通过网络可以随时了解全局物资库存情况, 对本企业物资的需求从计划订货、入库、出库、结算以及各项经济考核数据, 进行科学系统的管理。另外, 继续实行当月材料当月成本归集, 为企业各单位所发生的材料成本提供数据, 以提高企业成本管理的目标性、计划性、及时性和准确性。

在步入市场经济的过程中, 中国辐射防护研究院仓储物资管理体制, 为了适应新经济形势的需要, 在原有的计划管理体制的基础上主动进行转轨转型, 材料台账改变过去的简单登记流水账, 重新核算储备物资成本, 设立材料出入库明细账, 每月底对入库和出库及时登记入账, 结转库存, 做到帐物相符, 同时汇总材料单据, 上报财务部门, 同财务部门进行核算, 做到账账相符, 并且在财务部门的监督下对库存物资进行盘点, 做到帐卡相符。在多年的管理实践过程中, 仓储物资管理工作做到仓库账务卡相符率100%, 物料收发及时及正确率100%, 物料库存损耗率0.1% 以下, 账目及资料制作及时率100%, 为仓储物质台账科学设立、财务严密对接夯实了基础。