1 概述

1.1 基本情况介绍

某站库属于长庆油田一级站库,主要承担石油转运管材、流体用无缝钢管、优钢、板材、建材、化工用品等物资的仓储、转运任务。现存物资统计显示,目前储存物资种类多、数量大,储存周期长且二级单位名称繁多,配送具体用料地址偏远,标段复杂,生成单据信息量大,由此可以看出,把单据提供的信息按一定的模型组织起来,提供存储、维护、检索数据的功能,建立起来的信息系统可以方便、及时、准确地从数据库中获得所需的信息,可以有效地提高物资出入库资料管理水平。

1.2 概念

1.2.1 数据库建模

在设计数据库时,对现实世界进行分析、抽象,并从中找出内在联系,进而确定数据库的结构,这一过程就称为数据库建模。

1.2.2 数据库设计

是指对于一个给定的应用环境,构造最优的数据库模式、建立数据库及其应用系统,使之能够有效地存储数据,满足各种用户的应用需求。

1.2.3 数据库基本理论

数据库中的数据是从全局观点出发建立,按一定的数据模型进行组织、描述和存储。数据库中的数据是为众多用户所共享其信息而建立的,不同的用户可以按照各自的用法使用数据库中的数据,并按照数据结构来组织、存储和管理数据,在信息化社会,充分有效地利用各类信息资源是进行科学研究和决策管理的前提条件。

1.2.4 数据分析

是指用适当的统计分析方法对收集来的大量数据进行分析,提取有用信息和形成结论对数据加以研究和整理的过程。

2 仓储保管中物资信息存储的弊端

2.1 仓储保管中物资信息存储现状

该站库保管班在物资收发过程中一直以传统的纸质记录为主,物资收发高峰,在配送工作方面产生的问题很多,配装料、小吨位、用料急,物资名称规格复杂,运输车辆需按照送货的先后顺序卸车,基于保管的记录方式,保管员需要做大量的准备工作,每发一辆车,从开始发货前的统计、查找资料到物资发出后的资料整理,都需要花几天的时间,即便是认真仔细核对仍然会发生规格混串、地点错误的情况,直接影响物资出库,增加了业务差错率。

2.2 仓储保管物资纸质记录的不足

纸质记录需要阅读的数量很多,书写不规范、不易查询,携带不便,保存需要很大空间,不环保,易丢失缺页。

3 仓储保管中物资信息存储的解决方案

3.1 基础数据分析与整理

数据分析的目的是把隐没在一大批看来杂乱无章的数据中的信息集中,通过采集分析大量的信息数据发现一个数据库的建立需要准确的基础数据,那么数据的分析与整理就显得尤为重要。

从事数据分析工作的前提是保管员懂业务、熟悉业务流程,如果脱离行业认知,数据分析的结果就没有太大的使用价值。

在实际仓储保管中,每一笔到货物资都能产生一系列的信息数据,例如到货物资会产生数量、吨位、米长、四号定位、计量单位等有效信息,通过使用计量设备过磅、公式换算等方法可以准确获知物资的数量,物资到货时存放的位置。在存放物资的现场设立储存物资标识牌标注物资的属性及定位,出库物资的配送车辆信息、出库单据以及随货资料存档的档案编号必须与记录资料一致。准确收集和整理第一手基础数据是数据成为数据库信息的重要过程,以求最大化地开发数据资料功能、发挥数据的作用。

3.2 数据库建模

建立数据库主要为了管理和应用的方便,如果不建立数据库,只能以纸质文字的形式查询,数据的准确性和安全性都很难保证。建立数据库后,可以供很多人同时查询和应用,保管员对数据进行变更后,所有用户经查询都可以马上看到变化后的数据。数据共享性不仅满足了保管员对信息内容的要求,同时也满足了用户之间信息通信的要求。利用数据库准确定位,方便查找、修改灵活、提高工作效率,响应无纸化办公要求提高收发存办公信息化程度。

3.3 仓储保管物资信息存储存在问题及解决方案

根据咸阳供应转运站生产实际情况记录数据方法及存储方式,制定解决保管物资信息存储存在问题的解决方案,见下表。

仓储保管物资信息存储存在问题解决方案

综上所述,现今社会信息化已渗透到社会的各个方面,把信息系统中大量的数据按一定的模型组织起来,提供存储、维护、检索数据的功能,使信息系统可以方便、及时、准确地从数据库中获得所需信息。现在物流仓储行业对从业人员的信息化水平提出了新的要求,建立有效的数据库能够满足各种用户的应用需求。

4 数据库在仓储保管中的应用

4.1 利用数字化建模完成储存物资动态分析

将仓储物资名称规格、材质、数量、吨位、单重、技术标准、合同号、物料码、计划号、外向交货单号、单据日期、配送车辆车号、用料名称、发货地址、发货情况备注、运单编号、验收出库单编号,存放在数据库中见图1。

实施效果:实现物资、资料以及数据的一致性,提升查询准确度。

用不同的颜色来区分储存物资不同状态,如第一种颜色区域表示出库物资的剩余数量及执行状态,第二种颜色区域表示物资已发出进入ERP结算状态,第三种颜色表示需要物资保养才能出库等。见图2。

图1 储存物资信息数据库建立流程   

图2 不同色块区分储存物资的不同状态  

4.2 使用向导建立查询

将查询形式分类,以办公软件表格形式输出查询结果,实现字段选取、记录筛选、选择排序方式,数据文件可以长期保存在外存储器进行多次存取、修改和查询操作。此外筛选是查询处理区域中数据集结的快捷方法,把满足条件的数据查询出来,检索功能方便单独数据的处理。

实施效果:建立有效的数据库建模,便于携带,极大地节省了储存空间。对资料进行编码方便查阅,打破传统手写纸质记录观念意识。

5 结论

通过上文我们可看出,只要制订好有针对性的方案,完全可以大幅提高物资出入库资料管理水平,有力保障该站仓储保管工作的正常运行。因此掌握数据库在仓储保管中的应用就显得尤为重要。①通过实际参与收集、整理、描述、和分析数据建立数据库,完全可以替代纸质记录。②利用数据库建模感受统计在生产中的重要作用,培养重视调查研究的良好习惯和科学态度。③数据库建模有效提高物资出入库资料管理水平。